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Aufgrund einiger Vorfälle mit E-Mail-Eingängen von netten Menschen, denen ein paar Grundregeln für den E-Mail-Verkehr unbekannt waren, gibt es diese Website. Dabei halte ich mich vorwiegend an den Text, den ich auch schon im "Helpcenter" der Website unseres Fachbereichs, also der von mir betreuten Website bei meinem Arbeitgeber, veröffentlicht habe.
Ich gehe davon aus, dass meine Hinweise mit dem E-Mail-Programm Thunderbird zu verwirklichen sind.
Wenn das elektronische Postfach vor Mails
überquillt hilft nur filtern
- und das gründlich! (Junk-Filter im Thunderbird einschalten!)
Wer selbst E-Mails schreibt und versendet,
sollte
diese so effizient wie möglich gestalten. Unter der Mail-Flut
leiden wir nicht nur im Besonderen, sondern die Verbindlichkeit im
Allgemeinen.
Viele Empfänger reagieren einfach nicht mehr. Deshalb
ist
E-Mail-Schreiben mit Disziplin angesagt. Für richtiges Mailen gibt
es
sieben wichtige Regeln:
1. Korrekte Anrede und höfliche
Grußformel
Jede E-Mail sollte wie ein Geschäftsbrief
behandelt werden. Anrede und
Grußformel sollten bitte nie fehlen. Bei kurzen und postwendenden
Antworten kann darauf
verzichtet werden. Die klassischen Formeln wie "Sehr geehrter Herr
Altmannr" oder "Mit freundlichen Grüßen" können durch
moderne Varianten
wie "Guten Tag Herr Altmann" und "Freundliche Grüße nach
Berlin" ersetzt
werden. Weiterhin gilt, dass in der E-Mail selbst an einen "Herrn Prof.
Dr. Max Mann" nur der höchste Titel genannt wird. Hier wird also
"Sehr
geehrter Herr Prof. Mann" geschrieben. "Sehr geehrter Herr Mann" ist
inzwischen auch erlaubt.
Wer eine Signatur verwendet, sollte darauf achten, dass diese nicht
unnötig aufgebläht ist.
Beim Empfänger muss schon mit der Betreffzeile
Interesse geweckt
werden. Anschließend darf der Empfänger nicht losgelassen
werden. Hier
muss das Potential des Mediums genutzt werden. Effizienter als per
E-Mail kann niemand informiert werden. Voraussetzung ist hier, dass
sich kurz gefasst wird. Niemals Romane schreiben, da niemand Zeit hat,
so etwas am Monitor zu lesen. Dennoch sollten die Informationen
vollständig
und
verständlich sein.
Bitte nicht vergessen: Trotz der Kürze
sollten Stil
und Ton stets freundlich bleiben!
Endlos-Sätze, die in ganzer Breite über die Seite laufen, sind am Bildschirm unlesbar. Kurze Sätze erleichtern das Lesen ungemein, ebenso klare Umbrüche und sinnvolle Absätze. Es sollten aber dennoch vollständige Sätze geschrieben werden, denn das vermeidet Missverständnisse und ist zudem höflicher. Korrekter Satzbau, sorgfältige Wortwahl und richtige Rechtschreibung sind dabei natürlich eine Selbstverständlichkeit.
Abkürzungen wie SSZ (Schreib schnell zurück) oder vllt (vielleicht) mögen bei privaten Mails an gute Bekannte okay sein. Ansonsten sind sie tabu, da sie eine Quelle von Missverständnissen darstellen. Smileys und andere Icons sollten spärlich bis gar nicht verwendet werden. In E-Mails alles klein zu schreiben mutet vielleicht etwas modern an. In Wirklichkeit erschwert es abschreckend die Lesbarkeit. Schreibt man so an fremde Personen ist es zudem unhöflich.
Niemand erwartet, dass E-Mails am selben Tag
beantwortet werden.
Innerhalb von 24 Stunden sollte dies aber im Normalfall geschehen. Bei
E-Mails von
interessierten Leuten kann eine schnelle Antwort wichtig sein.
E-Mails, in denen man
persönlich
angeschrieben wurde nicht zu beantworten, ist unprofessionell.
Endlose CC-Listen sind Ausdruck mangelnder Selektionsfähigkeit. Die Effizienz der Arbeit leidet, wenn E-Mails an Jede und Jeden verschickt werden. Der Verteiler sollte möglichst klein gehalten werden. Es ist genau zu überlegen, wer wirklich eine Kopie braucht und wer nicht. Weiterhin ist zu bedenken, dass das CC-Feld Einblick in den gesamten Adresskatalog der da hinein kopierten Personen gestattet (In manchen Fällen verstößt das sogar gegen den Datenschutz!). So etwas macht frau/man nur, wenn sich alle empfangenden Personen auch wirklich persönlich kennen. Deshalb sollte, ja muss (!), hier die Möglichkeit des Blindkopierens (BCC-Feld) genutzt werden, da hierbei die Adressen für den Empfänger unsichtbar bleiben.
Meine
sinnvolle Empfehlung: Die E-Mail schreibt frau/man an sich
selbst. Alle anderen, die sich gegenseitig nicht kennen, erhalten diese
E-Mail per BCC.