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Karsten

Benimm-Regeln für den E-Mail-Verkehr

Aufgrund einiger Vorfälle mit E-Mail-Eingängen von netten Menschen, denen ein paar Grundregeln für den E-Mail-Verkehr unbekannt waren, gibt es diese Website. Dabei halte ich mich vorwiegend an den Text, den ich auch schon im "Helpcenter" der Website unseres Fachbereichs, also der von mir betreuten Website bei meinem Arbeitgeber, veröffentlicht habe.

Ich gehe davon aus, dass meine Hinweise mit dem E-Mail-Programm Thunderbird zu verwirklichen sind.

Wenn das elektronische Postfach vor Mails überquillt hilft nur filtern - und das gründlich! (Junk-Filter im Thunderbird einschalten!)
Wer selbst E-Mails schreibt und versendet, sollte diese so effizient wie möglich gestalten. Unter der Mail-Flut leiden wir nicht nur im Besonderen, sondern die Verbindlichkeit im Allgemeinen.
Viele Empfänger reagieren einfach nicht mehr. Deshalb ist E-Mail-Schreiben mit Disziplin angesagt. Für richtiges Mailen gibt es sieben wichtige Regeln:

1. Korrekte Anrede und höfliche Grußformel

Jede E-Mail sollte wie ein Geschäftsbrief behandelt werden. Anrede und Grußformel sollten bitte nie fehlen. Bei kurzen und postwendenden Antworten kann darauf verzichtet werden. Die klassischen Formeln wie "Sehr geehrter Herr Altmannr" oder "Mit freundlichen Grüßen" können durch moderne Varianten wie "Guten Tag Herr Altmann" und "Freundliche Grüße nach Berlin" ersetzt werden. Weiterhin gilt, dass in der E-Mail selbst an einen "Herrn Prof. Dr. Max Mann" nur der höchste Titel genannt wird. Hier wird also "Sehr geehrter Herr Prof. Mann" geschrieben. "Sehr geehrter Herr Mann" ist inzwischen auch erlaubt.
Wer eine Signatur verwendet, sollte darauf achten, dass diese nicht unnötig aufgebläht ist.


2. Knackige Betreffzeile und knappe Information

Beim Empfänger muss schon mit der Betreffzeile Interesse geweckt werden. Anschließend darf der Empfänger nicht losgelassen werden. Hier muss das Potential des Mediums genutzt werden. Effizienter als per E-Mail kann niemand informiert werden. Voraussetzung ist hier, dass sich kurz gefasst wird. Niemals Romane schreiben, da niemand Zeit hat, so etwas am Monitor zu lesen. Dennoch sollten die Informationen vollständig und verständlich sein.
Bitte nicht vergessen: Trotz der Kürze sollten Stil und Ton stets freundlich bleiben!


3. Kurze Sätze und sinnvolle Absätze

Endlos-Sätze, die in ganzer Breite über die Seite laufen, sind am Bildschirm unlesbar. Kurze Sätze erleichtern das Lesen ungemein, ebenso klare Umbrüche und sinnvolle Absätze. Es sollten aber dennoch vollständige Sätze geschrieben werden, denn das vermeidet Missverständnisse und ist zudem höflicher. Korrekter Satzbau, sorgfältige Wortwahl und richtige Rechtschreibung sind dabei natürlich eine Selbstverständlichkeit.


4. Niemals durchgängige Kleinschreibung und Abkürzungen verwenden

Abkürzungen wie SSZ (Schreib schnell zurück) oder vllt (vielleicht) mögen bei privaten Mails an gute Bekannte okay sein. Ansonsten sind sie tabu, da sie eine Quelle von Missverständnissen darstellen. Smileys und andere Icons sollten spärlich bis gar nicht verwendet werden. In E-Mails alles klein zu schreiben mutet vielleicht etwas modern an. In Wirklichkeit erschwert es abschreckend die Lesbarkeit. Schreibt man so an fremde Personen ist es zudem unhöflich. 


5. Schnelle Antwort

Niemand erwartet, dass E-Mails am selben Tag beantwortet werden. Innerhalb von 24 Stunden sollte dies aber im Normalfall geschehen. Bei E-Mails von interessierten Leuten kann eine schnelle Antwort wichtig sein. 
E-Mails, in denen man persönlich angeschrieben wurde nicht zu beantworten, ist unprofessionell.


6. Kleiner Verteiler

Endlose CC-Listen sind Ausdruck mangelnder Selektionsfähigkeit. Die Effizienz der Arbeit leidet, wenn E-Mails an Jede und Jeden verschickt werden. Der Verteiler sollte möglichst klein gehalten werden. Es ist genau zu überlegen, wer wirklich eine Kopie braucht und wer nicht. Weiterhin ist zu bedenken, dass das CC-Feld Einblick in den gesamten Adresskatalog der da hinein kopierten Personen gestattet (In manchen Fällen verstößt das sogar gegen den Datenschutz!). So etwas macht frau/man nur, wenn sich alle empfangenden Personen auch wirklich persönlich kennen. Deshalb sollte, ja muss (!), hier die Möglichkeit des Blindkopierens (BCC-Feld) genutzt werden, da hierbei die Adressen für den Empfänger unsichtbar bleiben.


Meine sinnvolle Empfehlung:
Die E-Mail schreibt frau/man an sich selbst. Alle anderen, die sich gegenseitig nicht kennen, erhalten diese E-Mail per BCC.


7. E-Mails sind nicht immer die richtige Wahl

Vertrauliche Informationen sollten möglichst nicht per E-Mail verschickt werden. Extrem wichtige E-Mails, die keinesfalls im World Wide Web verloren gehen dürfen, sollte man parallel per Telefon ankündigen und auf dem Papier-Postweg hinterher schicken.


 
 
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